Cada vez son más las empresas y los profesionales que ven como el montón de facturas pendientes de cobro no deja de aumentar. Para conseguir recuperar una deuda pendiente es imprescindible actuar con rapidez. Para ello, necesitamos tener el mecanismo de recuperación de deudas totalmente integrado en nuestra empresa o, si no podemos permitírnoslo, externalizar el servicio. Recordamos la premisa: Más vale prevenir que curar.
El moroso profesional, o el que lo es por circunstancias económicas, busca ganar tiempo y tenemos que contar con que va a usar esta estrategia, a la hora de planificar nuestra actuación. En el mejor de los casos, más tiempo le servirá para aumentar las posibilidades de hacer frente a la deuda, en el peor de los casos, servirá para que transcurran los plazos legales o para que el acreedor se olvide del asunto.
Cuando un cliente ha dejado de coger el teléfono o pone la enésima excusa para no hacer frente al pago, tenemos un problema. Una deuda con una antigüedad de más de tres meses es hasta cuatro veces más difícil de recuperar que una deuda recién vencida.
Una deuda impagada es también un agujero en nuestra contabilidad y afecta a la estabilidad financiera de nuestra empresa, obligándonos a financiarnos de forma externa en compensación o a redistribuir recursos propios. Por mucho que un empresario prudente tenga prevista esta eventualidad, un número importante de deudas pendientes ponen en peligro la propia supervivencia de la empresa.
El primer paso que debemos dar a la hora de recuperar una deuda es averiguar la actitud del deudor. Para ello, podemos estudiar sus acciones y averiguar su estado de solvencia. Si conocemos que ya tiene varios acreedores encima o que su actividad no es sostenible, tenemos que estar sobre aviso desde el primer momento.
En todo caso, nuestra recomendación es contactar telefónicamente antes de la fecha de vencimiento para recordarle su obligación y para averiguar si pisamos sobre terreno firme. En caso de que nos surja cualquier duda sobra la viabilidad del cobro, no hay que dudar en ponerse en contacto por escrito. El burofax es la mejor solución para realiar una comunicación por escrito y es que, a pesar de ser un medio un poco más caro (hasta 30 euros), deja constancia fehaciente de que el destinatario ha recibido nuestra carta y registra el contenido de la misma, con plena validez probatoria en los juzgados.
Entre las distintas soluciones posibles, si el deudor se aviene a negociar, podemos aceptar el fraccionamiento del pago, el pago en especie o incluso asociarnos con otros acreedores implicados para facilitar la negociación. Siempre prestando atención a posibles estrategias dilatorias que nos hagan perder un tiempo valioso. Como último recurso, siempre tenemos la posibilidad de abrir la vía judicial.
Por otra parte, la legislación española nos permite, en determinados casos, establecer intereses de demora que incrementarán notablemente la deuda (un 5% aproximadamente) y que nos ayudarán a “compensar” los inconvenientes sufridos en el procedimiento de reclamación (ya sea por la vía extrajudicial o por la vía judicial). Recomendamos no renunciar a estos intereses e incluso usarlos como vía de negociación para forzar un compromiso por parte del deudor.
Por último, tanto para las empresas con un número importante de clientes como para aquellas que prestan servicios con pagos dilatados en el tiempo, recomendamos profesionalizar la gestión de la recuperación de deudas, ya sea mediante la incorporación de un departamento específico en la propia empresa o bien mediante la externalización. En todo caso, si la recuperación de la deuda se complica o estamos ante un procedimiento complejo, debemos considerar seriamente esta posibilidad.